Evo jedan od načina pomoću Microsoft Worda.
Ova tehnika omogućava da podatke koje vodimo u excel tablici, da ih automatski ispišemo na naljepnice, s time što nam omogućava fleksibilnu kontrolu koja polja iz excel tablice želimo imati na naljepnici i kako ćemo ih formatirati za print.
- Odabre se “Mailings -> Labels -> Options”
Tu odabiremo tip naljepnica (grida) …s time da
Izbornik za naljepnice nije baš nešto intuitivan, recimo za grid 2x7 treba odabrati naljepnicu:
Label vendors: Avery A4/A5
Product number: L7163
Tko bi tu našao svoju naljepnicu? Nitko…
Stoga dobro je što nakon odabira grida, klikom na “Details” možemo dodatno specificirati visinu/širinu naljepnica, margine između naljepnica …tako da tu možemo točno pogoditi format naših naljepnica ukoliko se iste ne poklapa sa default postavkama grida.
Recimo moj papir 2x7 nema top marginu koju je onda ovdje potrebno ukloniti, isto tako se visina naljepnice onda treba postaviti kao 297mm / 7 = 42.42mm, da bi zauzimala točno 1/7 visine papira.
Također ovdje ima i postavka koliko hoćemo kolona i stupaca, tako da se praktički ovdje može odraditi kompletni setup za format našeg grida.
Zatim klik: “Ok -> New Document”
U novom dokumentu bi trebali biti pozicionirani u sekciji: “Mailings -> Labels”
Klikamo na: “Start mail merges -> labels”
Ovdje nam opet nudi korak koji smo već odradili za odabir naljepnica…tako da samo OK-OK …zatvoriti dialoge.
Sljedeći korak je uvoz excel dokumenta, tu idemo na: “Select Recipients -> Use existing list”
Nakon što smo uvezli dokument, još nema promjena…ali uskoro će…
Klikne se na “Inserte Merge Field” i odabiremo polje iz excela koje želimo dodati na naljepnicu. Ponavljamo onoliko puta koliko želimo polja. Smijemo ubacivati harkodirane riječi između polja, nove redove i slično…te na taj način u potpunosti definiramo izgled naljepnice gdje su ubačena imena polja varijable koja će kasnije biti zamjenjene sa poljem iz excela.
Kad smo zadovoljni sa formatom naljepnice klikenmo na “Update labels”, sada se prva formatirana naljepnica preslikava na sve ostale naljepnice…ali još uvijek ne vidimo prave podatke u poljima.
Za prikaz pravih podataka klikamo na “Preview results” i sada su pravi podaci prema nama. No ako imamo više podataka za naljepnice nego što ih stane na jedan papir…tu nam se prikazuje samo prvi papir da vidimo kako rezultat izgleda.
Konačno kada smo zadovoljni sa rezultatom klikamo na:
“Finish & Merge -> print documents”
ili na: “Finish & Merge -> Edit individual documents”.
Ovo potonje je praktično ako prije printanja želimo još ručno doraditi neka polja, što uvijek imamo kao opciju. Što je ok jer smo tako fleksibilni.
Ono što nisam skužio, ne vidim kako posložiti da se preskoče neke naljepke …za slučaj da želimo tipa prvi red preskočiti. (Recimo te naljepnice su nam potrošene na papiru)
Drugo što bi moglo biti također korisno i praktično…postoje uvjeti. (Rules).
Klikom na “Rules” se mogu definirati pravila što polje u excelu mora imati ili ne smije imati (ima svakakvih uvjeta na raspolaganju) …da bi se ono povuklo iz excela na naljepnicu.
(Malo mi se jedino učinio taj dio bugovitim, ali ja sam na Word2007 …valjda su popravili to u zadnjih 13 g, hehe)
Heto, napisao sam uputu prvenstveno jer sebi uvijek pišem ovakve korake kao podsjetnik proceduri …pa evo i ovdje postavljam možda bude nekom od koristi.
Lp.